Étudier à l'étranger : comment soumettre des documents à WES

Voici des lignes directrices importantes que les étudiants internationaux doivent connaître s’ils souhaitent étudier à l’étranger, au Canada ou aux États-Unis. Il s'agit de la nécessité de soumettre les documents originaux au WES (World Education Services), une exigence également appelée « apostille ».

Qu'est-ce que WES ?

Le WES est une organisation à but non lucratif qui évalue les diplômes internationaux, aide à l'intégration des immigrants dans le marché du travail et fournit un soutien aux organisations au service des immigrants. Pour ceux qui envisagent d'étudier à l'étranger, aux États-Unis et au Canada, l'évaluation des diplômes servira de preuve authentique d'éligibilité pour rejoindre et étudier dans des institutions aux États-Unis ou au Canada.

Cela pourrait impliquer :

• fournir une copie d'un relevé de notes dans une enveloppe scellée et timbrée
• l'institution partage des fichiers par transmission électronique sécurisée
• télécharger certains types de fichiers (diplômes ou traductions)

Comment préparer les documents scellés ?

Utilisez le formulaire de demande de dossiers académiques lorsque vous contactez votre établissement d'enseignement pour la publication de vos documents académiques. Ce formulaire est disponible en plusieurs langues. Il s'agit d'un formulaire facultatif. Cependant, il indique clairement à l'institution la manière de préparer et de soumettre vos documents à soumettre à WES.

Comment soumettre vos documents ?

Les instructions pour soumettre vos documents à WES, ainsi que la méthode de soumission, seront différentes selon les pays ou territoires où vous avez étudié. Voici quelques instructions importantes pour vous assurer que votre évaluation soit complétée à temps.

• À moins que cela ne soit spécifiquement indiqué sur la page Documents requis ou qu'il y ait une demande de WES, vous ne devez pas soumettre vos documents originaux car ils ne peuvent pas vous être retournés.
• N'utilisez pas le courrier électronique pour soumettre les documents requis. Sauf cas particuliers d'accords avec un établissement d'enseignement, WES n'accepte pas les documents envoyés par courrier électronique ou en pièce jointe.
• Vos documents doivent parvenir à WES par soumission en ligne, par service de messagerie ou par courrier postal. Dans de nombreux cas, WES accepte les documents partagés électroniquement via des réseaux d’échange et des plateformes en ligne.
• Si les exigences en matière de documents de votre pays suggèrent que vous êtes autorisé à soumettre une copie du document, vous pouvez faxer la copie à WES. Le fax n'est acceptable que pour les documents pour lesquels une photocopie est nécessaire.
• Inscrivez votre nom et votre numéro de référence WES sur la page de couverture et sur chaque page.

Vous pouvez même télécharger des photocopies de vos documents sur votre compte. Cependant, cette option sera disponible après avoir soumis votre candidature.

FAQ

WES renvoie-t-il les documents originaux ?

Vous n'êtes pas obligé de soumettre vos documents originaux, sauf si cela vous est spécifiquement demandé de le faire. Si la soumission de vos documents est impliquée, ils vous seront restitués une fois l’évaluation terminée.

Mon établissement peut-il envoyer mon diplôme ainsi qu'un relevé de notes dans la même enveloppe ?

Votre institution peut envoyer plusieurs documents dans la même enveloppe scellée.

Dois-je envoyer moi-même tous les documents requis à WES ?

Si certains documents sont à envoyer par vous-même, d'autres doivent être envoyés par l'établissement.

WES acceptera-t-il les documents académiques envoyés par des tiers ?

WES n'accepte que les documents académiques envoyés par l'établissement émetteur. Aucun document envoyé par un tiers ne sera accepté.

Que dois-je faire si mon établissement ne dispose plus de mes résultats individuels ?

Laissez votre école envoyer une lettre de confirmation de récompense à WES dans une enveloppe scellée. Cette lettre doit inclure le nom de votre domaine d'études, vos diplômes, vos données biographiques et l'année de la bourse. La lettre doit également indiquer le fait que l'institution ne possède plus vos dossiers.

Que dois-je faire si mes documents ont été envoyés avant ma candidature ?

Vous devez soumettre une demande pour confirmer que vos documents sont arrivés à WES.

WES propose-t-il des services de traduction ?

Non. Les traductions de documents seront acceptées par votre établissement universitaire, les services linguistiques de l'université ou tout autre service de traduction certifié.

Il est obligatoire que les documents dans toute langue autre que l'anglais soient traduits. Vous devez noter que :

• WES nécessite des traductions exactes et textuelles en anglais.
• Vous devez envoyer des photocopies de vos traductions à WES. N'envoyez pas les documents originaux car ils ne peuvent pas être retournés.
• Les traductions que vous soumettez ne remplaceront pas les diplômes et relevés de notes originaux.

WES a besoin de traductions ainsi que de diplômes et de relevés de notes dans la langue originale.

Puis-je envoyer mes documents par courrier électronique à WES ?

Le processus d'authentification de WES doit recevoir les documents directement de l'institution (sauf indication contraire sur le site Web de WES). WES a conclu des accords avec de nombreuses institutions pour accepter les documents électroniques envoyés via des canaux sécurisés et officiels. Veuillez vous assurer que votre institution dispose de cette capacité.

Que dois-je faire si mes documents ont été envoyés au mauvais bureau de WES ?

WES peut faire correspondre vos documents académiques à votre compte si votre numéro de référence WES a été écrit sur l'enveloppe ou si le formulaire de demande de dossiers académiques WES a été inclus avec vos documents académiques.

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